AVISO DE PRIVACIDAD DE ROYO DOMINGUEZ Y CIA S. EN C.

I. LA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

ROYO DOMINGUEZ Y CIA S. EN C., sociedad comercial colombiana, domiciliada en la Calle 31 A # 2 C-10, en Cali, Valle del Cauca, Colombia, identificada con el Nit 805.003.267-3, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, a través de este aviso de privacidad pretende regular el tratamiento de los datos personales facilitados por SOCIOS, COLABORADORES Y CANDIDATOS A UNA VACANTE, PROVEEDORES BIENES Y SERVICIOS y CLIENTES, los cuales se encuentran en bases de datos y archivos propiedad de LA RESPONSABLE.

II. CONTENIDO Y ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMINENTO DE DATOS PERSONALES.

ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C, comunica que mediante autorización, libre, previa, expresa e informada usted en calidad de titular de datos personales, autoriza que estos sean captados, almacenados, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en el presente AVISO DE PRIVACIDAD.

LA RESPONSABLE informa que en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, estos serán informados oportunamente. Lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de la información informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos personales.

III. CONSENTIMIENTO

Los titulares de datos personales pueden en cualquier momento revocar su consentimiento prestado para el tratamiento de sus datos personales, siempre que sea legalmente adecuado, mediante el envío de la notificación pertinente a las direcciones que constan en el apartado “Ejercicio de derechos” de la presente Política de Privacidad, aportando copia de un documento que permita acreditar su identidad.

IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FINALIDADES APLICADAS A SUS DATOS PERSONALES.

LA RESPONSABLE se permite informar por medio de este documento las finalidades del tratamiento que responderán el adecuado desarrollo de sus actividades de la compañía de la siguiente forma:

1. FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa e informada:

• Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de tipo personal de LA RESPONSABLE.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento una obligación legal o contractual a cargo de LA RESPONSABLE.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados que LA RESPONSABLE ha puesto a disposición.
• Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/0 administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

De la misma manera, LA RESPONSABLE informa que se aplicarán FINALIDADES ESPECIFICAS PARA CIERTOS TITULARES de datos personales las cuales se describen a continuación:

2. SOCIOS.

LA RESPONSABLE informa a las personas naturales que cumplan con la condición de ser socios de ésta, que el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio Colombiano y cualquier otra norma que regule esta materia.

Las finalidades a aplicar a los datos personales de los socios de LA RESPONSABLE serán las siguientes:

• Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/0 administrativas, cuando éstos permitan el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socios.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de socio.

3. COLABORADORES Y CANDIDATOS A UNA VACANTE.

LA RESPONSABLE utilizará los datos personales de los empleados, practicantes y candidatos a puestos de trabajo de acuerdo a las siguientes finalidades que se relacionan a continuación:

• Establecer y gestionar la relación contractual laboral.
• Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante LA RESPONSABLE.
• Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del colaborador.
• Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.
• Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.
• Gestionar su participación en programas desarrollados por LA RESPONSABLE que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
• Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de sus herramientas de trabajo, aplicación de investigaciones, procesos disciplinarios y demás actividades involucradas con su relación laboral con LA RESPONSABLE.
• Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar desempeño, competencia y habilidad del trabajador en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en LA RESPONSABLE.
• Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.

Respecto de los candidatos a una vacante, LA RESPONSABLE informa a éstos que sus datos personales que sean tratados durante el proceso de selección, serán almacenados en una archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la Gerencia de LA RESPONSABLE o por quien opte por encargar la gestión de la relación precontractual.

LA RESPONSABLE conservará la información que repose en el archivo o carpeta del aspirante a una vacante por un término máximo de 6 meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

4. PROVEEDORES.

• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y/o tercero relacionado con LA RESPONSABLE.
• Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a LA RESPONSABLE y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de LA RESPONSABLE.
• Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de LA RESPONSABLE.

5. CLIENTES.

• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de CLIENTE DE LOS PRODUCTOS ofrecidos por LA RESPONSABLE.
• Enviar a través de cualquier medio de comunicación, sea electrónico, físico, incluyendo servicios de mensajería instantánea, conocido o por conocerse, informaciones, noticias, boletines, actualizaciones, notificaciones de carácter general, solicitud de de cotizaciones, información comercial y/o de mercadeo relacionadas con los productos y/o servicios ofrecidos por LA RESPONSABLE.

CESIÓN DE DATOS PERSONALES

LA RESPONSABLE no comunicará los datos personales de los titulares a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que la cesión de sus datos fuese necesaria para el mantenimiento de la relación con el titular.

En todo caso, cuando la cesión no sea necesaria para la correcta prestación del servicio contratado, en los formularios de recogida de datos informaremos al Usuario de la finalidad del tratamiento y de la identidad o sectores de actividad de los posibles cesionarios de los datos personales, ofreciendo previamente al Usuario la posibilidad de aceptar o no esta cesión.

SEGURIDAD

LA RESPONSABLE ha incorporado en sus diferentes sistemas niveles de seguridad adecuados con el fin proteger los datos personales de todos los titulares frente a posibles pérdidas accidentales y a accesos, tratamientos o modificaciones no autorizadas, lo anterior de acuerdo al estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

CONFIDENCIALIDAD

Los datos personales que podamos obtener a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total confidencialidad, comprometiéndonos a guardar debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.

Datos personales de niños y adolescentes contemplados en este manual.

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de LA RESPONSABLE se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

I. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

II. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

III. Que en la medida de

IV. lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:

• Madurez
• Autonomía
• Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
• Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

* Atención: La valoración de las anteriores características no se llevarán a cabo por parte de ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C, de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.

Eventualmente ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C en su calidad de responsable del tratamiento, podrá conocer datos sensibles relativos al estado de salud de alguno de los titulares de datos de carácter personal; dichos datos serán exclusivamente relacionados con las posibles contraindicaciones que pueda tener el cliente y/o usuario, sin embargo, ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C en su calidad de responsable del tratamiento, informa que dichos datos no serán almacenados y/o conservados en ningún momento.

ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C en su calidad de responsable del tratamiento, identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

• Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C., en su calidad de EMPLEADORA y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

EJERCICIO DE DERECHOS

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante LA RESPONSABLE mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

(i) Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a ventas@royofoils.com
(ii) Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a la oficinas del domicilio principal de ROYO DOMINGUEZ Y CIA S EN C., ubicada en la Calle 31 A # 2 C-10, en Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Para cualquier duda relacionada con la presente Política de Privacidad, el titular podrá ponerse en contacto con LA RESPONSABLE a través de esas las direcciones antes mencionadas.